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Muss ich
Beitragsrechnungen
aufbewahren? Wie sinnvoll ist eine Unfallversicherung oder sollte ich
lieber in eine Berufsunfähigkeitsversicherung investieren?
Kann ich mit
zwei verschiedenen Versicherungen doppelt versichert sein? Wer ist im
Schadensfall mein Ansprechpartner? Habe ich im Streitfall gegen den
Versicherer überhaupt eine Chance?
Mit unserer neuen Reihe "Der Weg
aus dem Versicherungsdschungel", möchten wir Ihnen den Umgang
mit
Versicherungen erleichtern und Ihnen Hilfestellung bei der Optimierung
Ihres privaten Versicherungsschutzes geben.
Unser
erster Teil beschäftigt sich mit der Frage, welche Unterlagen
Sie
archivieren sollten und welche Sie ohne Bedenken vernichten
können.
Nur die wichtigen
Unterlagen aufbewahren!
Die Hausratversicherung, die Haftpflichtversicherung, die
Versicherungen rund um’s Auto, die
Krankenzusatzversicherungen, die Lebensversicherung und, und,
und… Zahlreich sind die Versicherungen, die man zur
Absicherung unterschiedlichster Risiken benötigt.
Kein Wunder, dass sich im Laufe der Jahre dicke Ordner voll mit
Versicherungspapieren ansammeln. Möchte man seine Unterlagen
auf den neuesten Stand bringen, stellen sich rasch einige Fragen:
„Welche Dokumente muss ich unbedingt aufbewahren, um in einem
Schadens- oder Zweifelsfall alles Nötige zur Hand zu haben?
Was kann ich wegwerfen, was sollte ich zumindest noch eine gewisse Zeit
aufheben?“
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für
Schritt, welche Unterlagen Sie dringend aufbewahren müssen,
welche Unterlagen sie getrost wegwerfen können, welche
Unterlagen Sie nur noch eine gewisse Zeit aufbewahren müssen.
Und wir erklären Ihnen auch warum.
Die Unterlagen
Alle Unterlagen, die zu Ihren Versicherungen gehören, sollten
in eine der folgenden Kategorien einzuordnen sein:
Antragsunterlagen
Versicherungspolice / -vertrag
Versicherungsbedingungen
Nachtrag / Änderung
Beitragsrechnung und Mahnung
Unterlagen zu Schadensfällen
Sonstiger Schriftverkehr
Kündigung
Die Antragsunterlagen
Neben dem eigentlichen Antrag zählt zu den Antragsunterlagen
alles, was für das Zustandekommen des Vertrages vom
Versicherer zusätzlich benötigt wird. Dazu
gehören zum Beispiel:
zusätzliche Gesundheitsfragen
ärztliche Attests
besondere Vereinbarungen
Den Antrag und die Antragsunterlagen sollten Sie als Durchschrift,
Kopie, Zweitexemplar oder auch im Original (wenn der Versicherer die
Kopie erhält) bis zum Ende des Vertrages aufbewahren.
Nicht extra mit dem Antrag ablegen müssen Sie Unterlagen, die
Sie sowieso besitzen, wie zum Beispiel:
die Kopie Ihres Personalausweises
die Zulassung Ihres Autos
Ein Vermerk, welche Unterlagen Sie mit dem Antrag eingereicht haben,
wäre hier eine Möglichkeit, aber auch nicht unbedingt
notwendig.
Warum müssen die Antragsunterlagen aufbewahrt werden? Damit im
Streitfall genau nachgewiesen werden kann, was damals beantragt und
welche Angaben gemacht wurden.
Die Versicherungspolice /
der Versicherungsvertrag
Die Versicherungspolice ist der Vertrag zwischen Ihnen und dem
Versicherer und sollte bis fünf Jahre nach Vertragsende
aufgehoben werden. Auch bei einer fehlerhaften Police sollten Sie diese
behalten, eine Korrektur ist normalerweise nur ein Nachtrag und dient
zur Ergänzung, nicht zum Ersatz, des Vertrages.
Nach Erhalt der Police haben Sie vier Wochen Zeit dem Vertrag zu
widersprechen. Überprüfen Sie daher am Besten gleich,
ob alles korrekt ist und den Vereinbarungen entspricht. Teilen Sie
Fehler dem Versicherer mit und verlangen Sie eine Korrektur.
Auch bei späteren Änderungen, wie beispielsweise
einem Umzug, sollten Sie den Versicherer unverzüglich
informieren. Umgekehrt ist auch der Versicherer verpflichtet, Ihnen
jede Änderung umgehend mitzuteilen.
Die
Versicherungsbedingungen
Die Versicherungsbedingungen müssen Ihnen zur
Verfügung stehen, bevor Sie den Vertrag abschließen.
Sie bekommen sie meist im Angebot zusammen mit dem Antrag oder sie
werden
Ihnen online zur Verfügung gestellt.
Sie sollten die Versicherungsbedingungen entweder in Schriftform oder
in digitaler Form aufbewahren. So können Sie jederzeit
nachsehen, worauf der Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Versicherer
aufbaut oder auch feststellen, wie lange die Kündigungsfrist
ist oder in welchen Fällen der Versicherer zahlt.
Da die Versicherungsbedingungen lediglich zu Ihrer Information dienen
und meist sehr viele Seiten beinhalten, ist die Aufbewahrung in
digitaler Form oft die Platz sparendste und umweltschonenste Variante.
Sollten Sie die Versicherungsbedingungen einmal verlieren, so
können Sie diese oft online einsehen oder sich erneut
zuschicken lassen.
Nachträge /
Vertragsänderungen
Wenn sich etwas am Vertrag ändert, bekommen Sie vom
Versicherer einen Nachtrag. Die Gründe dafür
können vielfältig sein. Zum Beispiel, weil Sie
umziehen oder Sie Ihre Hausratversicherung aktualisieren, weil der Wert
Ihres Besitzes gestiegen ist. Seltener kommt es vor, dass sich von
Seiten des Versicherers etwas ändert, aber auch das ist
möglich.
Der Nachtrag ist eine Ergänzung des Versicherungsvertrages und
sollte zusammen mit der Police aufbewahrt werden. Es gibt zwei Formen
von Nachträgen:
Nachträge, die nur die
aktuelle Änderung enthalten und
Nachträge, die alle aktuellen
Daten noch einmal aufzeigen.
Wenn immer nur die neuste Änderung im Nachtrag steht,
müssen Sie leider alle Nachträge aufbewahren, es sei
denn der gleiche Punkt wird mehrmals geändert. Beispielsweise,
wenn Sie seit Vertragsbeginn zum zweiten Mal umziehen und der
Versicherer Ihnen einen Nachtrag mit Ihrer neuen Anschrift schickt,
dann können Sie den vorherigen Nachtrag mit der mittlerweile
wieder veralteten Anschrift wegwerfen.
Sind dagegen alle aktuellen Daten noch mal auf dem Nachtrag
aufgeführt, brauchen Sie immer nur den neusten aufzuheben.
Wenn Sie zum Beispiel einen Nachtrag wegen Ihrem Umzug bekommen haben
und kurz darauf einen weiteren Hund in Ihre
Hundehalterhaftpflicht-Versicherung einschließen, dann wird
auf dem neuen Nachtrag die neue Adresse und der neue Hund stehen. So
können Sie den vorherigen Nachtrag einfach durch den neuen
ersetzen und brauchen nie mehr als einen Nachtrag für Ihre
Police aufbewahren.
Beitragsrechnungen und
Mahnungen
Jede Beitragsrechnung sollte kurz überprüft werden:
Wurde der Beitrag erhöht oder
gesenkt?
Wenn ja, warum?
Sind Sie mit der Änderung
einverstanden?
Wenn sich nichts geändert hat oder Sie keine Einwände
gegen die Änderung haben, brauchen Sie die Beitragsrechnung
in der Regel nicht aufzuheben. Ausnahme: Einige Versicherungen
können in der Steuererklärung berücksichtigt
werden, in
diesen Fällen sollten Sie die Betragsrechnungen für
die
Steuererklärung aufheben.
Offene Fragen in Bezug auf die Rechnung sollten Sie mit dem Versicherer
schnell klären, da Sie mitunter lange auf die Antwort warten
müssen und nur bis vier Wochen nach Erhalt der Rechnung ein
Recht auf Widerspruch haben. Sollten Sie Ihr Widerspruchsrecht in
Anspruch nehmen, heben Sie die Beitragsrechnung zusammen mit einer
Kopie Ihres Widerspruchs auf.
Mahnungen sollten natürlich so schnell es geht beglichen
werden (Achtung: Sie riskieren sonst Ihren Versicherungsschutz!).
Für das Aufbewahren einer Mahnung gilt in der Regel
die Zeit bis zur nächsten Beitragszahlung oder die vom
Versicherer auf dem Mahnschreiben genannte Frist. Wenn sich nach Ihrer
Zahlung bis dahin der Versicherer nicht mehr bei Ihnen gemeldet hat,
können Sie davon ausgehen, dass alles geregelt ist und die
Mahnung kann entsorgt werden.
Unterlagen von
Schadensfällen
Gerade im Schadensfall kann sich schnell eine Menge Papierkram
ansammeln. Unterlagen von Schadensfällen können aber
nach erfolgreichem Abschluss vernichtet werden. Wer nicht alles
wegwerfen möchte, sollte sich ein Blatt aufheben, aus dem alle
relevanten Daten bezüglich des Schadensfalls hervorgehen:
die Schadensnummer
die Schadenszahlung
das Ereignisdatum
der Ansprechpartner, der den Schaden
bearbeitet hat
Wenn der Versicherer Ihre Schadensmeldung ablehnt und Sie es dabei
belassen, gibt es ebenfalls keinen Grund die Unterlagen länger
aufzubewahren. Nur, wenn Sie der Meinung sind, der Fall wurde zu
Unrecht vom Versicherer abgelehnt, sollten Sie die Unterlagen behalten.
Sonstiger Schriftverkehr
Bei Schriftverkehr zwischen Ihnen und Ihrem Versicherer sollten Sie
sicherheitshalber immer eine Kopie aufbewahren, bis sich alles zu Ihrer
Zufriedenheit geregelt hat. Ob Sie die Unterlagen dann noch weiter
aufbewahren, kommt auf den Inhalt an und lässt sich nicht
pauschal sagen. Überlegen Sie einfach, ob die Unterlagen bei
Streitigkeiten mit dem Versicherer als Beweisstücke dienen
können oder nicht.
Die Kündigung
Ein Kündigungsschreiben sollte ebenfalls bis fünf
Jahre nach Vertragsende aufgehoben werden. Besonders wenn Sie den
Vertrag beenden, ist eine Kopie Ihres Schreibens wichtig und sollte
aufbewahrt werden. Wenn Sie die Kündigung per Einschreiben
schicken, bitte auch unbedingt die Bestätigung aufheben.
Unser
Tipp
Wenn Sie Ihren Vertrag über einen Versicherungs-Makler
abgeschlossen haben, dann sollten Sie alle Unterlagen, vom Antrag
über Schadensfälle und Schriftverkehr bis zur
Kündigung, über Ihren Makler einreichen. Auch wenn
die Bearbeitung sich so manchmal etwas verzögern kann, haben
Sie damit zwei wichtige Vorteile:
Zum einen kann Sie Ihr Makler beraten
und Sie zum Beispiel darauf hinweisen, dass Ihre Unterlagen
unvollständig sind oder in dieser Form nicht vom Versicherer
angenommen werden und Ihnen helfen Ihre Interessen durchzusetzen.
Zum anderen bewahren Makler in der Regel immer eine Kopie
Ihrer Unterlagen auf. Damit haben Sie eine
zusätzliche Sicherheit, sollte einmal etwas verloren gehen und
zusätzlich den Beweis, dass die Unterlagen
tatsächlich von Ihnen abgeschickt wurden.